Réussir enfin son analyse de risque avec un « pré-mortem »

Trop souvent, nous regardons en arrière sur des projets qui ont finalement mal tourné et nous nous demandons : «Que s’est-il s’est passé? Pourquoi ce projet est un échec ?» Alors, nous nous réunissons, nous faisons un post-mortem et essayons de rassembler les éléments qui expliqueront pourquoi et comment nous avons échoué.

Mais c’est malheureusement trop tard pour discuter des grands problèmes auxquels le projet a dû faire face!

Et si vous aviez fait un pré-mortem, qui vous aurait permis d’anticiper au mieux et au plus tôt les risques et les difficultés qui pourraient mettre en cause la réussite de votre projet ?

Réaliser un pré-mortem en trois étapes

Étape 1: identifier les problèmes potentiels

« Imaginez que nous soyons dans un an. Nous avons mis le projet en œuvre tel que prévu. Le résultat est une catastrophe : le projet est un véritable échec. Imaginez quelles ont été les causes de cet échec. »

La première heure du pré-mortem doit permette un brainstorming sur les causes de cet échec imaginé : identifier tout risque ou problème qui a une chance même minime d’arriver.

Cet exercice oblige les participants à être ouverts et honnêtes avec eux-mêmes. Difficulté qui est résolue par l’aspect ludique de l’exercice. Désinhibition qui permet d’extraire des idées qui a première vue peuvent paraître ridicules mais qui sont souvent issues d’une réflexion sur des échecs passés.

La seule chose non autorisée pendant cette première phase est de commencer à proposer des solutions. C’est parfois compliqué tant les collaborateurs sont plus habitués à trouver des solutions plutôt qu’à chercher les causes réelles des problèmes.img_1374

Étape 2 : prioriser les risques et identifier le top 10

À l’issue de la première étape, une liste conséquente de risques potentiels a été identifiée. Il faut maintenant choisir les 10 principaux problèmes avant de passer à la phase suivante du pré-mortem (i.e. trouver les solutions).

Voici 2 règles à suivre pour vous assurer de sélectionner les risques réellement les plus critiques pour le projet :

  • Prioriser les problèmes en fonction de leur probabilité d’occurrence et du niveau d’impact sur la réussite du projet. Au lancement du projet, il n’est vraiment pas nécessaire de passer du temps sur un problème qui n’arrivera en fait jamais et qui n’aura au final aucun réel impact sur le projet
  • Éliminer les problèmes sur lesquels vous n’avez aucun contrôle. Tout projet doit faire face à des risques externes qu’il est malheureusement impossible de contrôler. Concentrez-vous sur les problèmes que vous pouvez réellement résoudre.

Étape 3: trouver les solutions

Le temps est venu pour les participants de faire ce qu’ils savent faire le mieux : résoudre des problèmes, trouver des solutions.

Une fois que les risques les plus critiques sont identifiés et partagés, trouver des solutions devient étonnamment simples. Comme Einstein disait (ou comme on aime lui faire dire) : « Si je n’avais qu’une heure pour sauver le monde, je passerais cinquante-cinq minutes à définir le problème, et seulement cinq minutes à trouver la solution ».

Il faut ainsi analyser chacun des risques sélectionnés et définir un plan d’actions de couverture du risque.

Évidemment qui dit plans d’actions dit responsables  et acteurs : tout l’exercice est inutile si finalement on passe du temps à trouver une solution mais qu’il n’y a personne en charge.

Quelques règles pour réussir le pré-mortem :

  • Bloquer au moins deux heures de temps consécutif pour réaliser en une seule fois l’ensemble des 3 étapes.
  • A moins que cela ne soit physiquement impossible, le pré-mortem doit être l’occasion d’une rencontre face à face : l’ensemble des participants dans une même salle.
  • Toutes les parties prenantes doivent être présentes : à la fois pour ne pas oublier certains aspects du projet mais également pour impliquer l’ensemble des acteurs et générer l’appropriation des risques identifiés et les actions à mettre en œuvre.
  • Prévoir un participant qui se focalise uniquement sur l’animation compte tenu de la richesse des échanges générés par ce type d’exercice ludique qui souvent débride l’expression des participants